2 - Organisasjon

Revidert: 01.09.19 Hovedansvarlig/revisjonsansvarlig: Styret. Neste revisjon: 2020

2.1 Sjetne Idrettslag og Sjetne Fotball

Sjetne Idrettslag er et allidrettslag og hovedstyret er lagets overordnede organ i perioden mellom årsmøtene. Sjetne Fotballs leder sitter i Sjetne ILs hovedstyre, og representerer Sjetne Fotball i møter med de andre avdelingene i Sjetne IL.

Sjetne Fotball har ansvaret for fotballaktivitetene i Sjetne IL. Organisatorisk er medlemmene en del av Sjetne Fotball fra og med det året de fyller 9 år, før det har Sjetne Fotball og ABI et samarbeid omkring rekruttering av medlemmer og utvikling av spillere/trenere/ledere.

Hovedlaget eier og er ansvarlig for drift av alle anlegg i klubben; Sjetne kunstgress, samt Getbanen, Okstad kunstgress (sjuerbane ved Okstad skole). Sjetne IL eier også 50 prosent av «TOBB Arena Sør» – Trondheim Kunstgress Syd på Tonstad, sammen med Tiller IL. Hovedlaget er anleggsutbygger og deltar i alle prosesser der idrettsarenaer skal skapes eller utvikles. Sjetne Fotball har et delegert ansvar fra hovedstyret for drift og vedlikehold av alle fotballanleggene som klubben eier.

Til daglig drifter Sjetne Fotball sin aktivitet gjennom underutvalg, et ansvar for er delegert fra Sjetne Fotballs styre. Sjetne Fotball er den største avdelingen i Sjetne IL og viktig for barn og unges utvikling og trivsel i Sjetnemarka og Kroppanmarka/Okstad.

 

2.2 Fotballstyret - organisasjon

Sjetne Fotball er organisert med et fotballstyre. Leder og nestleder for fotballstyret velges på Sjetne ILs årsmøte, i henhold Sjetne ILs statutter. Sjetne Fotball har i tillegg fem ulike underutvalg, i tillegg til et arbeidsutvalg, beskrevet under.

 

 

Styret har pr 1.9.2019 totalt seks representanter og funksjoner.

Styrets sammensetning pr september 2020 finner du her. Funksjonsbeskrivelse og stillingsinstruks for styret:
Leder - Sjetne Fotballs øverste leder, velges på Sjetne ILs årsmøte. Deltar i Sjetne ILs hovedstyremøter, klubbens hovedrepresentant til Fotballkretsen. Leder Sjetne Fotballs styremøter.
Nestleder/leder sportslig utvalg - leders stedfortreder, velges på Sjetne ILs årsmøte. Leder møtene i sportslig utvalg, gir råd og veileder styret i strategiske, som såvel konkrete, sportslige avgjørelser. Fullmakt til avdømming i sportslig spørsmål i samråd med sportslig utvalg
Kasserer - Sjetne Fotballs økonomiansvarlige - Ansvar for inn- og utgående fakturaer, innkreving av treningsavgift - rapporterer til styret og Sjetne ILs hovedkasserer
Styremedlem 1 – Leder Sigdal Cup. Ansvarlig for Sjetne Fotballs tradisjonsrike jentecup. Innkaller foreldrekontakter og konstituerer cupkomite i januar, ansvarlig for innlevering av søknad til Fotballkrets, organisering av cupen.
Styremedlem 2 – Organisasjonsutvikler/kvalitetsklubbansvarlig. Koordinator for ulike møtepunkt med trenere/oppmenn/foreldrekontakter. Påse at tiltak i årshjul iverksettes. Rapporterer til Sjetne Fotballs leder og styret som sådann
Styremedlem 3 – Ungdomsrepresentant. Sjetne Fotball er en breddeklubb hovedsakelig for barn- og ungdom. Dette er utøvernes representant i styret, spiller/dommer/trener, vedkommende skal være i aldersgruppa 15-25 år. 

Halvparten av Sjetne Fotballs styremedlemmer skal minimum ha gjennomført Norges Fotballforbunds leder 1 kurs, nye styremedlemmer får årlig tilbud om dette kurset. Et fotballstyre med kompetanse og kjennskap til NFFs regler og verdier for klubbdrift gir gode forutsetninger for at vi lykkes best mulig i Sjetne Fotball.

I tillegg til styret har Sjetne Fotball et arbeidsutvalg bestående av Leder, FIKS-ansvarlig, sekretær, materialansvarlig, økonomiansvarlig.

FIKS-ansvarlig

FIKS er "Fotballforforbundets informasjon- og kommunikasjonssystem", og NFF krever at alle klubber har en egen FIKS-anvarlig med arbeidsinstruks. Det er FIKS-ansvarlig som utfører inn- og utmelding av spillere og påmelding av lag og registrering av trenere og oppmenn. I Sjetne Fotball er det Espen Refsnes som pr 1.11.2020 har denne funksjonen. 

Arbeidsoppgaver for Fiks-ansvarlig:

  •  "Superbruker" for Sjetne Fotball
  • Lisensregistrering av spillere (legge inn nye/fjerne gamle) - løpende
  • Innlegging av trenere/oppmenn - januar/mars
  • Registrere brukere (oppmenn) og gi disse tilgang til FIKS slik at de kan lage kamprapporter/skjema - mars/april
  • Seriepåmelding av lag til serien: informere lagene, sende ut påmeldingsskjema og følge opp dette - desember-februar
  • Overganger (inn/ut, samt betale gebyr for de vi får inn og sjekke i Sjetnes medlemsregister at de ikke har noe utestående) - løpende

Kvalitetsklubbansvarlig:

Sjetne Fotball har siden våren 2015 vært sertifisert som NFF Kvalitetsklubb. Kvalitetsklubbkonseptet er en viktig utviklingsarena. Her legges grunnlaget og det solide fundamentet som gjør at NFF sentralt sammen med krets kan legge til rette for videre utvikling sammen med klubbene. Sjetne Fotball har jobbet seg gjennom kriteriene i prosessen for å bli sertifisert og holder etter dette tak i rammeverket i årlige oppfølgingsrutiner for å forbli en kvalitetsklubb. For å holde tak i prosess og årlig oppfølging trenger vi en eller flere dedikerte personer som har dette ansvaret.

Som kvalitetsklubb gjelder nye rutiner for oppfølging og klubben skal etterleve de nye malene, planene og drive aktivitet med kvalitet. Kvalitetsklubbansvarlig holder overordnet tak i konseptet og følger opp og kommuniserer konseptet med klubbens aktive, medlemmer og frivillige.

Kvalitetsklubbansvarlig skal:

  • Ha inngående kunnskap om konseptet og være pådriver for å kommunisere hva Norges Fotballforbund legger i god kvalitet i klubbens planverk i praksis.
  • Være klubbens overordnede kontaktperson mot krets og forbund på spørsmål knyttet til konseptet.
  • Følge opp de standarder som er satt i systemet med tanke på implementering og etterlevelse av klubbens verdiarbeid i praksis.
  • Sette kvalitetsklubbkonseptet på agendaen til styret slik at man etterlever de retningslinjene som er lagt
  • Følge opp og utbedre eventuelle avvik fra kriteriesettet.
  • Være ansvarlig og pådriver for gjennomføring av egenmelding

Henning Olstad har vært Sjetne Fotballs kvalitetsklubbansvarlige siden prosessen startet i 2014, og har pr 1.11.2020 denne funksjonen. Årlig rapport som Kvalitetsklubb for 2020 er levert i november 2020.

Fair playansvarlig:

Fair play er grunnfjellet i fotballens verdier og skal gjennomsyre alt vi gjør på alle nivåer. Fair play handler om det som skjer på og utenfor banen. For å ha et konstant fokus og systematikk i arbeidet har Sjetne Fotball en ansvarlig for Fair playarbeidet. Fair playansvarlig har det overordnete ansvaret for å koordinere og implementere klubbens Fair playarbeid på alle lag. For sesongen 2020 er det Inge Kappel som er Fair playansvarlig.

Et godt Fair playarbeid i Sjetne Fotball avhenger av at målsetting og strategi er forankret i styret. Styret oppnevner den Fair playansvarlige og gjør dennes arbeidsoppgaver og ansvar kjent i alle ledd i klubben. Det er avgjørende at Fair playarbeidet er forankret i hele klubben og at ansvaret for implementering og gjennomføring gjøres i det enkelte lag og ikke er noe som overlates til den Fair play-ansvarlige. Vår Fair playansvarlige har en rådgivende og initierende funksjon.

2.2.1 Sportslig utvalg

Sjetne Fotball har et eget sportslig utvalg som jobber med det sportslige i klubben. Sportslig utvalg skal bidra positivt på sin måte, og gi trenere, oppmenn og spillere inspirasjon for en best mulig utvikling. Det skal være kort vei fra sportslig utvalg til gressmatta. Sportslig utvalg er Sjetne Fotballs utøvende organ for oppfølging og implementering av sportsplanen i det daglige arbeidet. I tillegg skal sportslig utvalg være rådgivende for styret, trenere og oppmenn i sportslige spørsmål.

Sammensetning pr. 1.11.2020

  • Leder - Vilde Oddvik
  • Trenerveileder - Thomas Nielsen
  • Spillerutvikler – Ubesatt (gutter)/Kristian Alstad (jenter)
  • Fotballskole - Alexander Prøis/Ingri Kappel
  • Rekrutteringsansvarlig – Thomas Nielsen
  • Banekoordinator - Espen Refsnes
  • Dommerkoordinator – Ingri Kappel Kirkbak

Funksjonsbeskrivelse leder:
Innkalle til møter, kooridnere utvalgets aktiviteter. Rapportere til Sjetne Fotballs styre. Så lenge stillingen som sportslig leder er ubesatt er det styrets nestleder som kaller inn til møter i Sportslig Utvalg og administrerer disse.

Funksjonsbeskrivelse Trenerveilederen:
Trenerveilederen er trenernes trener. Trenerveilederen skal være veileder, motivator og sparringspartner for alle klubbens trenere, fra ABI til senior. Trenerveilederen skal bidra til å gi trenerne økt kompetanse og større trygghet i trenerrollen. Trenerveileder skal være klubbens representant på feltet og sørge for å få implementert sportsplanen i det daglige virket i klubben og være bindeleddet mellom klubbens trenere og sportslig utvalg.
Aktiviteter:

  1. Ansvarlig for oppstartsmøte for nye lag i ABI (april/september)
  2. Besøke alle lag i Sjetne Fotball og ABI en gang pr år. (barnefotball og ABI første halvdel, ungdomsfotball andre halvdel)
  3. Besøke lag etter “bestilling” (etter behov og kapasitet)
  4. Skal sammen med trenerkoordinator arrangere trenerforum (tre ganger i året)

Funksjonsbeskrivelse Rekrutteringssansvarlig:
Koordinere møtet med fotballaktivitetene for foreldre og barn fra ABI den høsten ungene begynner på skolen (6-åringene), hjelpe foreldrene til å bli kjent med Sjetne Fotball og motivere dem til å innta trenerrollen.

Aktiviteter:

  • Inviterer foreldre og spillere i 1. trinn på Sjetne og Okstad skole til fotballaktivtetsstart i løpet av august/september. Se klubbens egen rekrutteringsplan under Klubbhåndbokas punkt 4.6.
  • Samarbeide med spillerutvikler/trenerutvikler om arrangementet, booke bane til aktivitetene, lokaler til foreldremøte.
  • Informere foreldrene om klubbens verdier, strategier
  • Følge opp/involvere foreldrene til trenerkurs i regi av Sjetne Fotball/NFF Trøndelag
  • Bistå under oppstarten av kommende sesong i samarbeid med fotballkontakt ABI

Funksjonsbeskrivelse Banekoordinator:
Fordeling av treningstid Sjetne kunstgress, Okstad kunstgress, TOBB Arena Sør, Sjetnehallen. Registrere dette på sjetneil.no/Hoopit.

Funksjonsbeskrivelse Dommeransvarlig: 

  • Arrangere klubbdommerkurs før sesong for årets 13 åringer + andre interesserte - mars/april
  • Oppfølgingskurs for de dommerne vi allerede har før sesong - mars/april
  • Oppfølging/ dommeransvarlig på alle ABI sonekvelder - mai-oktober
  • Lage dommeroppsett for alle våre 7’er hjemmekamper - april
  • Holde Hopopit/Facebookgruppa ”Sjetnedommer” oppdatert - løpende
  • Følge opp våre klubbdommere under kampene gjennom sesongen - løpende
  • Lage dommeroppsett og følge opp dommerne under Sigdal Cup - mai
  • Oppmuntre alle våre dommere til å delta på div cuper og få mer erfaring - løpende
  • Oppmuntre/ følge opp/melde på potensielle rekruttdommere til NFF Trøndelags rekruttdommerkurs og se til at de får utstyr etter hvert - løpende og i hht påmeldingsfrister
  • Skrive kontrakter med rekruttdommerne og følge opp disse - løpende
  • Lede sesongavslutnings ”happening” for alle dommerne våre, såvel klubb- som kretsdommere - november
  • Evaluere sesongen enten via samtale eller skjema med alle dommerne og tilhørende oppfølging - oktober/november

2.2.2 Foreldreutvalg
Kartlegge kompetanse blant foreldre, skape og utvikle sosiale aktiviteter, samordne dugnader, arrangere foreldremøter, informere om Fair Play og foreldrevett

- Leder
- Foreldrerepresentant fra alle lag
- Rep fra cuputvalg

2.2.2.1 Cuputvalg
Kartlegge reisecupmuligheter, koordinere lag, få fram erfaringer gode/dårlige

  • Leder
  • Alle lag er representert med en foreldrerepresentant

2.2.2.2 17. mai-komité

Komiteen er sammensatt av representanter fra Sjetne skole (6.trinn), Sjetne skolekorps og Sjetne Idrettslag. Idrettslagets representasjon har de senere år blitt delegert til Sjetne Fotball, som har delegert ansvaret til seniorlaget og G19. To foreldrerepresentanter fra disse lagene er våre representanter inn i 17. maikomiteen.

Tradisjonelt er det uteaktivitetene i skolegården (fiskedam, spikerslag m.m) som er våre oppgaver under 17.mai-arrangementet. Arbeidet krever innsamling av gevinster i forkant av arrangementet, rigging, gjennomføring og nedpakking av det aktuelle utstyret. Arrangementet gir vanligvis et godt overskudd som fordeles likt mellom de tre arrangørene. 

2.2.2.3 Sesongavslutning
Når sesongen er på hell i slutten av oktober, har Sjetne Fotball en egen markering av sesongavslutningen med et arrangement på banen i Sjetnemarka på dagtid, og gjennom en voksenfest i Bydelshuset på kveldstid. J/G 14 år har ansvaret for dette hvert år

 

2.2.3 Anleggsutvalg
Ansvar for klubbens fotballanlegg. Vedlikeholde Sjetne- og drifte Okstadbanen, planlegge og  gjennomføre dugnader, involvere lagene i daglig drift og vedlikehold – utvikle og fornye anleggene. Gjør avtale med entreprenør om børsting, slodding, rensing.

  • Leder
  • Dugnadsansvarlig
  • Banemester(e)

2.2.3.1 Sjetne kunstgress
Banen er hjemmebane for de fleste av våre lag. Den er litt mindre enn de fleste baner på grunn av vanskelige grunnforhold. Ved banen er det innbyttebuer, utstyrscontainer, kiosk og tilskuerplatå. Tilhørende garderober er i Sjetnehallen. Det er Sjetne Fotball som har ansvaret for at de nevnte områdene ryddes og holdes i orden i forbindelse med trening og kamp.

Banen driftes gjennom 100 prosent dugnadsinnsats og frivillighet av alle klubbens medlemmer, under ledelse av Sjetne Fotballs anleggsutvalg. Vi er derfor avhengig av at alle tar eierskap og bidrar til alle de små, og store, det medfører å ha et idrettsanlegg.

I utstyrscontaineren lagres trenings- og kampeffekter som små-mål, markører/hatter, luftkompressor, cornerflagg etc. Alle oppmenn har nøkkel til containeren.

2.2.3.2 TOBB Arena Sør (TKS)
Banen ligger på Tonstad og brukes ikke av klubben i sesongen 2020. Banen er organisert som et aksjeselskap og eies av Sjetne IL med 50 prosent og med Tiller IL med 50 prosent. Vi har treningstider og tilbud om kampdag på TKS.

TKS bidrar til at vi klarer å gi et godt tilbud til alle lag og spillere.

2.2.3.4. Okstad kunstgress
I mai 2016 åpnet en sjuer kunstgressbane ved Okstad skole. Arbeidet med denne banen har vært ledet av en prosjektgruppe nedsatt av Sjetne Fotball og Sjetne ILs hovedstyre. Drift og vedlikehold av denne banen starter i 2016, ansvar og retningslinjer må utarbeides.

Om lag halvparten av medlemmene i Sjetne IL kommer fra Kroppanmarka og Okstad, et nærmiljøanlegg til kamper og trening her har vært ønsket i lang tid, vi tror det vil gjøre det enklere for alle barn og ungdommer i nærmiljøet å delta på aktiviteter, samtidig som bygging av denne banen vil avlaste Sjetne kunstgress. Det er viktig at endringer i alle treninger gjøres av lagleder i Rubic, slik at vi hele tiden har en ajour i banekalender. 

2.2.4 Sponsorutvalg

Utvalget skal utarbeidet og finne eksponeringsverdien for Sjetne Fotball. Utvikle et sponsorhirarki; herunder hovedpartner, samarbeidspartner og lagsponsorer.

Utvalget baserer arbeidet sitt på antall beboere i Sjetne og Kroppanmarka/Okstad, et bomiljø i tilvekst og endring. Se på banebruken både på Trondheim Energi-banen og TKS, utnytte profileringsmulighetene både her og på drakter og overtrekksdrakter, internettbaserte og digitale medier, samt dokumenter fra klubben. 

2.2.5 Sigdal Cuputvalg

Sjetne Fotball har siden 1990 arrangert Sigdal Cup i jentefotball. Cupen arrangeres på Trondheim Energi-banen over en helg i mai/primo juni. Turneringen har blitt arrangert hvert år, med unntak av et par sesonger i påvente av kunstgress. Cupen er for årsklassene 7-13 år og samler 70-80 lag. De tre yngste årsklassene spiller 3’er fotball, de tre eldste spiller 7’er. Målsetting med Sigdal Cup er å være en intim og trivelig turnering med komprimert kampoppsett. Tilbakemeldingene fra lagene tyder på at dette er den turneringsformen flertallet av deltakerne ønsker.

Sigdal Cup organiseres under en egen arrangementskomité som ledes av styrerepresentant i Sjetne Fotball. Foreldrekontaktene for aldersgruppene 7-13 år har også sin obligatoriske plass i komitéen, utover det besettes vervene med frivillige. Det er utviklet en egen handlingsplan for Sigdal Cup med detaljert beskrivelse av arbeidsoppgavene. 

2.3 Sportsplan
Sjetne Fotballs sportsplan inneholder retningslinjer for alle aktiviteter i Sjetne Fotball og er et viktig verktøy for å utvikle klubb, lag og spillere i samme retning. Fra og med høsten 2019 overtar Sjetne Fotball organisatorisk ansvaret for barna i Sjetne IL som spiller fotball fra og med det året de fyller 9 år, men har også det faglige ansvaret for fotballundervisningen fra og med seks år i samarbeid med Allsidig Barneidrett.

Sportsplanen gjelder for all organisert fotballaktivitet i Sjetne IL. Det er viktig å huske på at foreldrene er bærebjelken i det sportslige arbeidet i Sjetne Fotball, vi rekrutterer nesten utelukkende trenere og lagledere fra foreldregruppa. Noen har fotballerfaring selv, andre har det ikke. Alle foreldrene er nødvendige for at vi skal klare å drive en god fotballavdeling.

Sportsplanen er Sjetne Fotballs viktigste dokument. Sportsplanen skal være en rød tråd for alle aktører. Sjetne Fotball skal være ”klubbstyrt”, det vil si at alle som er involvert i lagene i klubben er forpliktet til å kjenne til planen og drive aktivitetene ut fra disse retningslinjene.

Du finner sportsplanen i menyen til fotball på hjemmesiden.

 

2.4 Kontaktpersoner for lagene i Sjetne Fotball

Oppdatert oversikt over alle lag i Sjetne Fotball 2020 finnes her.

 

2.5 Informasjon
Rubic og sjetneil.no/fotball er Sjetne Fotballs viktigste informasjonskanal.

Vi ønsker at flest mulig skal bruke disse, og følgende innhold publiseres:

  • Kampkalender for hele Sjetne Fotball og oversikt over kampoppsett/treningstider
  • Kontaktinformasjon til alle ledere, trenere, oppmenn og ansvarlige i Sjetne Fotball
  • Sportsplan for Sjetne Fotball over hvordan vi skal drifte fotballagene og utviklingen
  • Klubbhåndboka


Levert av IdrettenOnline